با وجود این‌که در شرایط کنونی برای پیشگیری از شیوع ویروس کرونا و همچنین صرفه‌جویی در منابع و هزینه‌ها، صحبت درباره دورکاری پرسنل بیشتر از گذشته است، اما هنوز تعریف واحدی از دورکاری نمیتوان ارائه کرد.! و حتی اصطلاحی که مورد توافق همۀ افراد باشد نیز وجود ندارد. با این حال دورکاری کارمندان، خصوصا در شرایطی که حفظ سلامت افراد بیش از پیش اهمیت دارد، مسئلۀ مهمی است.
به نظر شما شرایط انجام دورکاری چگونه فراهم خواهد شد؟ شرکت‌ها چه زیرساخت‌هایی را باید برای سهولت دورکاری پرسنل خود فراهم کنند؟ مهم‌ترین دغدغۀ ارگان‌ها در رابطه با دورکاری پرسنل چیست؟
این‌ها همه سوال‌هایی است که با فکر کردن دربارۀ این موضوع ممکن است برای شما به‌وجود آید. در این مقاله با ما باشید تا پاسخ سوالات خود را بگیرید.
دورکاری چیست؟
قبل از پرداختن به بحث اصلی، بهتر است مروری کوتاه بر معنی و مفهوم دورکاری داشته باشیم. همان‌طور که گفتیم یک تعریف جهانی و همه‌گیر برای مفهوم دورکاری مشخص نشده. واژه‌هایی مانند «Telecommuting» ،«Remote-workers» و «Working-at-home» همگی ممکن است معنای مشابهی برای دورکاری داشته باشند.
دورکاری روشی برای سازمان‌دهی و انجام کار در مکانی غیر از محل استقرار شرکت است. همچنین مزایای ویپ برای شرکت‌ها و مشاغل دورکار به قدری بالاست که امروزه بسیاری مشاغل به فکر فراهم آوردن زیرساختهای دورکاری کارمندان خود افتاده‌اند.
با دورکاری می‌توانید در هر مکانی از خانه گرفته تا پارک، کافی‌شاپ و حتی فضای کار اشتراکی، به دورکاری مشغول شوید. لازمۀ دورکاری، استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباط است که می‌تواند به آسان شدن و انعطاف زمانی و مکانی در انجام وظایف کاری شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک کند. خدماتی مانند خدمات ارتباطی رایانه‌ای، اینترنت، پست الکترونیکی، موبایل، فکس و... می‌توانند فراهم آورندۀ زمینه‌های اصلی دورکاری باشند.
اهمیت و ضرورت دورکاری
دورکاری همیشه چالش‌ها و مشکلاتی برای کارمندان و کارفرمایان داشته است، با این حال این چالش‌ها هیچ‌گاه نتوانسته‌اند بر اهمیت انجام دورکاری سایه بی‌اندازند و آن را کم‌رنگ کنند. برخی از بزرگ‌ترین چالش‌های کارفرمایان شامل کارکنانی است که نمی‌دانند مدیریت وقت و ارتباط بین کارمندان به چه صورت است.
پس عجیب نیست اگر اکثر مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها با این شیوۀ کاری مخالف و تابع نگاهی سنتی باشند اما اهمیت و ضرورت دورکاری، بیش از هرزمانی دیگری خودنمایی می‌کند.
اگر چه نباید دورکاری را شیوه‌ا‌ی به حساب آورد که می‌تواند به‌صورت صد درصد جایگزین روش کاری سنتی شود ولی مزایای این امر به حدی زیاد است که بسیاری از شرکت‌ها را برای فراهم آوردن زیرساختهای دورکاری در محیط کاری خود، تشویق و ترغیب می‌کند.
مزایای دورکاری کارمندان برای سازمان‌ها
دورکاری همواره می‌تواند شامل مزایای فردی، سازمانی و اجتماعی باشد. همان‌طور که گفتیم انعطاف زمانی و مکانی در انجام کارهای شرکتی از جمله مزایایی است که به کمک استفاده از تکنولوژی و ارتباطات، برای فرد دورکار فراهم می‌شود اما ماجرا به همین یک مورد ختم نخواهد شد.
وقتی که فرد از کنترل‌های سازمانی و مدیریتی خارج می‌شود می‌بایستی تلاش برای افزایش عملکرد خود را از طریق خود مدیریتی بیشتر کند. این مورد می‌تواند یکی از مهم‌ترین مزایای انجام دورکاری برای سازمان‌ها و افراد باشد. مواردی از مزایای دورکاری که برای فرد، سازمان و جامعه مورد بررسی است به شرح زیر خلاصه می‌شود:
- افزایش بازده و بهره‌وری
- انعطاف پذیری در زمان و مکان
- افزایش صرفه‌جویی در هزینه‌ها
- کاهش حجم ترافیک درون شهری
- دسترسی کار برای افراد با مشکلات خاص جسمی حرکتی
زیرساختهای لازم برای دورکاری پرسنل
دورکاری به همان اندازه که می‌تواند کمک‌کننده باشد نیازمند در اختیار داشتن ابزار و الزاماتی است که بیشتر در بستر اینترنت و فناوری ارتباطات تعریف می‌شود. زیرساختهای ارتباطی مهم‌ترین بخشی است که برای آماده‌سازی شرکت‌ها به منظور اصول دورکاری باید درنظر گرفته شود. کمتر از یک درصد ارتباطات دیتای کشور پرسرعت تلقی می‌شود و از طریق «ADSl» در اختیار مردم قرار گرفته است.
این درحالی است که حداقل نیاز برای ارتباطات دورکاری، داشتن یک خط انتقال با سرعت بالا است. فناوری‌های زیادی در بستر اینترنت و نرم‌افزارها وجود دارند که می‌تواند زمینه‌ساز آماده‌شدن زیرساختهای دورکاری و استفاده از وسایل ارتباط جمعی مثل تماس‌های تصویری، صوتی، چت و... باشد.
voip و تلفن گویا
عمده آن‌چه که تا این‌جا در دورکاری تشریح شد، با زیرساختهای فعلی کشور امکان‌پذیر است. اموری که برای دورکاری تعریف شده با اینترنت دایل‌آپ و یا خطوط پرسرعت «ADSL» هم انجام می‌شود، با این حال امکانات و مواردی وجود دارند که می‌تواند زیرساختهای دورکاری شرکت‌ها را بیش از پیش تسهیل کنند. یکی از همین مواردی که برای برقرار ارتباط میان فرد و سازمان ضرورت دارد، استفاده از ابزار و وسایلی است که توانایی انجام ارتباط سریع‌تر و بهتر را داشته باشد.
استفاده از سیستم‌های ویپ و تلفن گویا یکی از بهترین بسترهای زیرساخت ارتباطی برای شرکت‌ها و کارکنان است. ویپ و تلفن گویا ازجمله سیستم‌های در حال توسعه است که در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلفی به‌کار گرفته می‌شود. این سیستم‌ها درحال جایگزینی برای تلفن‌های سنتی قدیمی هستند که با سرعت؛ نصب و راه‌اندازی آسان امکانات پیشرفته تلفنی را برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند.
همچنین در سیستم‌های ویپ و تلفن گویا بسیاری از محدودیت‌های سیستم تلفن سانترال برداشته شده است. دیگر نیازی به سیم‌کشی جدا نیست و می‌توان از همان بستر شبکۀ داخلی برای راه‌اندازی ویپ استفاده کرد. خود این مورد یکی از مزیت‌های اصلی ویپ و تلفن گویا است که شرکت‌ها برای فراهم کردن زیرساخت‌ها دورکاری پرسنل می‌توانند از آن استفاده کنند.
مزایای استفاده از سیستم ویپ و تلفن گویا
با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی و سهولت ارتباط در هر شغلی، می‌توان به نسبت اهمیت و فوریت نیازهای ارتباطی، از سیستم‌های پاسخ‌گوی هوشمند (تلفن گویا) در شرکت‌ها بهره برد. در سیستم‌های معمولی مراکز تلفن سانترال خطوط داخلی به صورت محدود ارائه می‌شوند، درحالی‌که چنین محدودیتی در ایجاد شماره داخلی برای تلفن‌های گویا وجود ندارد. این اولین قدم برای فراهم آوردن زیرساختهای مهم در رابطه با دورکاری پرسنل شرکت‌ها است که سیستم‌های ویپ و تلفن گویا آن‌ها را پوشش می‌دهند.
قابلیت ارسال فکس بدون نیاز به خریداری کردن دستگاه فکس، به عنوان دیگر مزیت اصلی برای شرکت‌های مشترک سیستم‌های ویپ است. فکس سرور این سیستم، امکان دریافت، توزیع و ذخیرۀ فکس‌های دریافتی را در «Mail box» تعریف شده‌ای به صورت فایل‌هایی با فرمت «pdf» فراهم می‌کند. در زمان دورکاری یکی از شرایط ویژه و مهمی که باید درنظر گرفته شود امکان برگزاری جلسات و حفظ ارتباط کاری میان مدیران و پرسنل شرکت است.
مزایای سیستم ویپ و تلفن گویا بسیار است، این سیستم‌ها با امکان برقراری تماس تصویری در هنگام مکالمه با استفاده از «IP Phone» های تصویری و همچنین برقراری کنفرانس تصویری پاسخ مناسبی برای رفع نیاز برقراری ارتباط بین پرسنل شرکت‌ها هستند. به‌طور خلاصه به چند مورد از مزایای اصلی استفاده از سیستم ویپ و تلفن گویا اشاره خواهیم کرد:
- عدم وجود محدودیت در شماره داخلی
- قابلیت ارسال فکس بدون نیاز به دستگاه فکس
- امکان برقراری تماس تصویری و ویدیو کنفرانس‌ها
- کارکرد سیستم در طول 24 ساعت شبانه‌روز
- قابلیت انتقال آسان خطوط داخلی
- استفاده از نرم‌افزار یا گوشی تلفن
- عدم مراجعۀ حضوری
تجارب دورکاری در کشورهای دیگر
برخی دولت‌ها سعی دارند با تغییر قوانین کار، شیوه و اصول دورکاری را گسترش دهند. برخی دیگر از کشورها، اقدام‌های حمایتی دیگری را انتخاب کرده‌اند. به‌عنوان مثال، در هلند از کارمندان دورکار مالیات‌های کمتری در زمینه تامین اجتماعی گرفته می‌شود.
کار از راه دور با نگرانی در مورد سلامت و ایمنی کارکنان در حال تبدیل شدن به یک هنجار جدید است به همین دلیل است که شرکت‌های بزرگ و شناختۀ جهانی که در زمینه فناوری فعالیت می‌کنند مانند آمازون، گوگل، فیس‌بوک و توییتر، از همان روزهای اولیه شیوع ویروس کرونا به روش دورکاری روی آوردند. اطلاعات کاری باید در یک بستر امن (اینترنت، اینترانت یا یک شبکه اختصاصی) انجام شود.
در کشورهایی که به دورکاری روی آورده‌اند اتوماسیون‌های اداری تحت وب با کیفیت بسیاری وجود دارند و می‌تواند مکاتبات اداری را به صورت آنلاین با کمک کارکنان انجام دهد. این‌که کمپانی‌های بزرگ در سراسر جهان چگونه توانستند به دورکاری و چالش‌های آن پاسخ دهند سوالی است که خیلی از کارفرمایان و کارمندان را تحت تاثیر قرار می‌دهد. اکثر کمپانی‌های بزرگ سعی کرده‌اند با مدیریت صحیح و براساس توصیه‌های مهم بهداشت جهانی بر وضعیت کار کارمندان خود نطارت داشته باشند.
توییتر از اولین کمپانی‌های بزرگ دنیا بود که به دورکاری روی آورد. در این زمان توییتر سیاست‌های کار از خانه را به شدت ترغیب کرد و دورکاری به به صورت اجباری را برای تمام کارکنان خود در سطح جهان اجرا کرد. همچنین فیس‌بوک نیز اعلام کرد تمام کارمندان خود را به دورکاری تشویق می‌کند.
آمازون دیگر کمپانی مطرح حوزۀ فناوری نیز به کارگران ساعتی خود بیش از ۱۰ هزار خدمات غذایی، تأمین کننده، امنیت و سایر کارمندان ساعتی در دفاتر واشنگتن خدمات ویژه پرداخت می‌کند که تحت تأثیر سیاست‌های کار از راه دور قرار گرفته‌اند.
voip و تلفن گویا؛ اصلی‌ترین ابزار دورکاری کارمندان
باید گفت با معنا و مفهومی از دورکاری آشنا شدیم. آموختیم که اصلی‌ترین ابزاری که برای انجام دورکاری وجود دارد استفاده از اینترنت و فناوری‌های پیشرفته ارتباطی است. هرچقدر که شرکت‌ها و سازمان‌ها به روش دورکاری روی می‌آورند به‌همان میزان نیز نیاز استفاده از ابزار سریع‌تر و کارآمدتر بیشتر خواهد شد.
استفاده از سیستم ویپ و تلفن گویا یکی از بهترین انتخاب‌هایی است که در فراهم آوردن زیرساختهای اساسی و کاستن از استرس‌ها و نگرانی‌های ممکن در دورکاری، به سبب محدودیت موجود در این روش؛ کمک‌کننده است. دریافت مشاوره و پشتیبانی از یک مرکز مطمئن می‌تواند به شما و مجموعه‌تان این اطمینان را بدهد که انتخابی درست و مفید داشته باشید.
آی پی فون (IP Phone) در اصطلاح به تلفن‌هایی گفته می‌شود که در شبکه ی ویپ (VoIP) به کار گرفته می‌شوند. این تجهیزات با پشتیبانی از پروتکل SIP ، قابلیت تماس و انتقال صدا و تصویر را بر بستر شبکه IP همچون اینترنت، فراهم می‌سازند.
انواع تلفن تحت شبکه
با سیم
رایج‌ترین مدل آی پی فون ها، مدل‌های باسیم هستند که از طریق کابل شبکه و پورت RJ45 به شبکه IP متصل می‌شوند.
بی سیم
نوین‌ویپ با ارائه خدمات سیستم ویپ و تلفن گویا، جامع‌ترین راه‌کار یک‌پارچه‌سازی سیستم تلفنی و ارتباطی بر روی شبکۀ «IP» را به شما معرفی می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه نصب و راه اندازی ویپ و تلفن گویا و ارتباط با مشاورین حرفه‌ای و باتجربۀ نوین‌ویپ، می‌توانید از طریق تماس با شمارۀ 91029108-021 و یا مراجعه به وبسایت نوین ویپ به آدرس www.novinvoip.com با ما در ارتباط باشید.